Como conduzir reuniões em seus projetos?

Quando falamos Gerente de Projetos, ou apenas “Gerente” logo associados a um perfil de profissional, que esporadicamente frequenta reuniões diárias ou semanais, um ciclo vicioso destes profissionais, porém uma necessidade para alinhamento junto ao negócio. Contudo nem sempre, estas reuniões são produtivas, devido ausência de boas práticas para condução da reunião.

Segundo pesquisas de mercado, cerca de 66% das pessoas que frequentam reuniões, afiram que as reuniões são improdutivas e mal conduzidas. Como podemos melhorar este cenário, efetuando reuniões mais produtivas, gerando uma qualidade aceitável?

Destaco abaixo, algumas boas práticas:

  1. Planejamento:
    • Avalie se realmente é necessário realizar a reunião;
    • Convoque apenas pessoas que podem contribuir ou decidir o assunto tratado;
    • Agende sempre com antecedência, suas reuniões;
    • Reserva um local apropriado e seus recursos necessários;
    • Verifique a disponibilidade de agenda dos convidados;
    • A indisponibilidade de recursos/sala de reunião, não deve adiar a reunião, após confirmação dos convidados;
    • O objetivo da reunião e a pauta devem ser definidos na convocação;
    • Prepare a forma de conduzir a reunião, evitando imprevistos indesejados.
  2. Execução:
    • Conduza a reunião com base no objetivo traçado;
    • Estabeleça as regras para condução da reunião;
    • Informe uma efetiva gestão do tempo;
    • Mantenha-se focado no objetivo pautado;
    • Conduza a reunião de forma que pondere as pessoas, para que não atropelem a fala das outras;
    • Documente a reunião e possíveis assuntos relevantes para novas reuniões;
    • Solicite aval da documentação junto aos participantes.
  3. Encerramento:
    • Certifique que os recursos utilizados na reunião, assim como a sala disponibilizada esteja em ordem;
    • Não esqueça de documentar a reunião, utilize recursos de ata ou e-mail contendo as decisões tomadas e próximos passos.

Lembre-se que existe 3 fatores primordiais para gestão de projetos:

  1. Escopo;
  2. Tempo;
  3. Custo.

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