Business Intelligence – É estratégia ou tecnologia?

Para atender a crescente demanda por projetos de Business Intelligence dos últimos anos, muitas consultorias de informática vêm se especializando na implantação de projetos classificados como informacionais.

Atualmente, com a grande pressão que as empresas recebem do mercado financeiro, uma tomada de decisão pode ser determinante em um bom negócio, além do mais, na maioria das vezes, há pouco tempo para pensar e agir. Assim sendo, nesta perspectiva, uma decisão errada poderá ser fatal para o destino de um empreendimento. Assim, optar por ferramentas corretas para a gestão e organização tecnológica do Business Intelligence, irá fornecer alternativas certas.

Geralmente, essas empresas criam parcerias com desenvolvedoras de software de BI, o que garante maior número de clientes e diminui a verba destinada a marketing, prospecção de clientes e desenvolvimento de Sucess Cases.

O BI está passando por um momento  visto como um divisor de águas para seu futuro. Assim como foi o CRM na década de 90, Business Intelligence é hoje a menina dos olhos de muitos executivos e CEOs de grandes e médias corporações. Vemos diariamente vagas ofertadas  à profissionais com conhecimentos técnicos específicos para cada uma das ferramentas existentes. Cognos, Microstrategy, Hyperion, Business Objects, Oracle e SAP, entre outras, disputam acirradamente fatias desse emergente e rentável mercado.

Tracemos um paralelo entre essas soluções para elucidar um problema que possivelmente seja comum para ambas.

CRM, de Customer Relationship Management, ou Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente teve sua fase áurea no Brasil nos anos 90. A busca por projetos de CRM cresceu muito nessa época devido à preocupação das empresas em identificar e satisfazer as necessidades e desejos de seus clientes.

Hábitos de compra, formas preferidas de pagamento, nível de satisfação em relação a seus produtos e serviços? Enfim, descobrir como seu cliente quer ser tratado era a tônica do mercado.

Profissionais de marketing passaram a solicitar projetos nesse âmbito. Siebel, Oracle, PeopleSoft, SAP e tantas outras tropicalizaram seus softwares para suprir essa demanda. Módulos de Call Center, Sales Force Automation, Campaign Analysis e muitos outros foram adquiridos a preços exorbitantes e implantados em tempo recorde, o que pouco tempo depois muitas vezes acarretou problemas operacionais, altos gastos com manutenção e descrédito na eficiência dessas soluções.

Não podemos dizer que esses projetos não trouxeram benefícios para os contratantes. Na maioria dos casos somente a automação de operações antes efetuadas manualmente foram considerados ganhos substanciais, mas o princípio do CRM foi deixado de lado.

A filosofia de trabalho com foco voltado para o cliente foi suprimida pelas soluções tecnológicas.

Atualmente o BI, assim como aconteceu com o CRM na década passada, está sendo difundido por empresas desenvolvedoras e consultorias que vendem e prestam serviços de implantação. Empresas contratantes passam a se interessar somente pelas diferenças arquiteturais e possibilidades de integração tecnológica com outras plataformas de mercado. Profissionais de BI buscam incansavelmente atualizar seus conhecimentos técnicos para manterem-se empregáveis e desfrutar das altas quantias pagas para tais funções específicas.

Muitas empresas ainda possuem uma visão muito simplista, ou seja, meramente tecnológica dos benefícios que podem ser adquiridos com a utilização dessas soluções.

Fornecedoras de serviços de implantação não buscam alinhar a grande capacidade das ferramentas de BI ao planejamento estratégico dos contratantes, até mesmo porque a grande maioria de seus consultores migrou do desenvolvimento de sistemas operacionais para o mundo informacional nos últimos anos.

Consultores não são instigados, nem tampouco preparados, para prestar serviços que vão além de seus conhecimentos técnicos.

 Será que reviveremos as dificuldades que o CRM enfrentou na última década ou conseguiremos diminuir a distância existente entre o viés tecnológico e o viés de negócio que ameaça a existência dos reais benefícios que poderiam ser obtidos com os projetos de BI? 

Creio que as empresas somente usufruirão desses reais benefícios criando a cultura de alinhar os indicadores incorporados ao BI aos seus planejamentos estratégicos e até mesmo ações táticas e operacionais.

O que é o Business Intelligence?

A Inteligência Empresarial, ou Business Intelligence, é um termo do Gartner Group. O conceito surgiu na década de 80 e descreve as habilidades das corporações para aceder a dados e explorar informações (normalmente contidas em um Data Warehouse/Data Mart), analisando-as e desenvolvendo percepções e entendimentos a seu respeito, o que lhes permite incrementar e tornar mais pautada em informações a tomada de decisão (JFF).

As organizações tipicamente recolhem informações com a finalidade de avaliar o ambiente empresarial, completando estas informações com pesquisas de marketing, industriais e de mercado, além de análises competitivas. Organizações competitivas acumulam “inteligência” à medida que ganham sustentação na sua vantagem competitiva, podendo considerar tal inteligência como o aspecto central para competir em alguns mercados.

Importância de um Sistema de Apoio à Decisão

Nos anos 70 os Sistemas de Apoio à Decisão eram considerados sistemas computacionais, que usavam base de dados e de modelos, para auxiliar no processo à decisão, o resultado da aplicação de técnicas computacionais nas tarefas de gestão ajuda muito na tomada das decisões.

Nos anos 70 os Sistemas de Apoio à Decisão eram considerados sistemas computacionais, que usavam base de dados e de modelos, para auxiliar no processo à decisão, o resultado da aplicação de técnicas computacionais nas tarefas de gestão ajuda muito na tomada das decisões.

Ao longo dos tempos vários autores mostraram que os SAD (Sistemas de Apoio a Decisão), são sistemas interativos, baseados em computadores, que têm como objetivo principal ajudar nas decisões e utilizar os dados e modelos para identificar e resolver problemas. Os objetivos dessas aplicações é ceder informações para facilitar uma melhor tomada de decisão.

Os sistemas de apoio à decisão não substituem o decisor, no geral esses sistemas usam são desenvolvidos utilizando um processo evolutivo e iterativo, com uma interface que facilita a aprendizagem. São capazes de apoiar todos os níveis de gestão, desde o nível estratégico até o operacional.

Claramente esses sistemas são uma poderosa ferramenta e esta se tornando essencial para apoiar os gestores, aumentando a capacidade de processamento de grandes volumes de informação ao longo do processo de tomada de decisão.

Um SAD traz como beneficio uma vantagem competitiva ou estratégica sobre os concorrentes, pois encoraja o decisor na exploração e descobertas do mesmo. Um SAD tem a função de gerar informação, utilizando ferramentas sofisticadas de análise, banco de dados internos e externos, para propiciar ao decisor soluções para as questões essenciais ao funcionamento da empresa, auxiliando assim a tomada de decisão. Um SAD eficiente permite fácil interação com o usuário do sistema, para que este possa acessar tranquilamente seu banco de dados e modelos e absorver de forma natural as informações e sugestões armazenadas, obtendo vantagem competitiva no mercado em que atua.

A eficácia de um SAD vai depender dos sistema que lhe dão suporte. Entre estes sistemas temos Data Warehouse, que funciona como um “armazém” de dados que dá suporte ao processo de decisão, são orientado a assuntos onde os dados relacionam-se a temas específicos, variável com o tempo, que dizem respeito a períodos de tempo específicos como dia de pagamento, mês, férias, semestre.

O acesso dessas informações podem ser feitas de 3 formas básicos:

  • Virtual – o usuário final tem acesso direto à informação;
  • Central – acesso à informação se dá ao em um único ponto ;
  • Distribuída – informação distribuída em alguns pontos da estrutura da empresa, o que exige alimentação e manutenção distribuída dos dados.

Alguns equívocos na hora são comuns na hora de implementar um Data Warehouse, o principal deles é o de escolher um gerente orientado para tecnologia, muitas empresas comentem esse tipo de erro. Focar o sistema em dados tradicionais internos orientados a registro e ignorar o valor potencial dos dados textuais e dados externos, gerar expectativas que não serão atendidas.

A utilização de um SAD proporciona um auxílio significativo ao processo de tomada de decisão, onde as informações fornecidas por esse sistema são incorporadas às nossas experiências individuais. É importante que um SAD retrate a cultura de uma organização, tornando-se parte dela, de forma que não atenda as necessidades apenas de única pessoa, razão essa a qual empresas estão adotando cada vez mais essa tecnologia.

A Evolução do Business Intelligence

Como já vimos anteriormente, o conceito de BI é antigo. Mas o seu aprimoramento tecnológico começado a partir da década de 70 e nos anos seguintes possibilitou o surgimento de ferramentas que vieram para facilitar todo o processo de análise, retirada, armazenamento, filtragem, disponibilidade e desenvolvimento dos dados.

Com isso, a área responsável pela logística empresarial passou a se interessar pelas ferramentas de BI de forma mais segura, principalmente por volta do final de 96, quando o conceito começou a ser largamente apresentado como um processo de evolução do EIS – Executive Information Systems – um software criado no final da década 70, a partir dos trabalhos desenvolvidos pelos pesquisadores do MIT.

O EIS é, na verdade, um software que têm seu principal objetivo fornecer informações empresariais a partir de uma base de dados comuns da empresa. É uma ótima ferramenta de consulta às bases de dados das funções administrativas para a análise e apresentação de informações de forma simples e amigável, atendendo às necessidades, dos representantes da alta administração. Permite o acompanhamento periódico (diário, semanal, mensal, etc.) de resultados, tabulando e cruzando dados de todas as áreas funcionais da empresa para depois exibi-los em forma de gráficos, sendo de fácil compreensão para aqueles que não possuem profundos conhecimentos sobre tecnologia.

Com o passar do tempo o termo Business Intelligence ganhou maior abrangência e significado, dentro de um processo natural de evolução e crescimento, incorporando uma grande quantidade de ferramentas, como o próprio EIS e mais as soluções DSS ( Decision Support System – sistema de suporte à decisão), Planilhas Eletrônicas, Geradores de Consultas e de Relatórios, Data Marts, Data Mining, Ferramentas OLAP, entre tantas outras, cujo principal objetivo é auxiliar na tomada de decisão da empresa.

A história do BI também está atrelada ao ERP (Enterprise Resource Planning) sigla que representa os sistemas integrados de gestão empresarial cuja função é facilitar o aspecto operacional das empresas. Esses sistemas registram, processam e documentam cada fato novo na engrenagem corporativa e distribuem a informação de maneira clara e segura, em tempo real.

Mas as empresas que implantaram ERP chegaram a conclusão de que apenas guardar grande quantidade de dados de nada adianta se essas informações se encontravam repetidas, incompletas e espalhadas em vários sistemas dentro da corporação. Chegou-se a conclusão que era preciso dispor de ferramentas que permitissem reunir esses dados numa base única e trabalhá-los de forma a que possibilitassem realizar várias e diferentes análises sob variados ângulos. Por essa razão, a grande maioria dos fornecedores de ERP passou a incorporar em seus pacotes os módulos de BI, que cada vez mais estão se sofisticando. Para se ter uma idéia sobre isso, a SAP está em processo de aquisição da empresa Business Objects para aprimorar e completar seu pacote administrativo com soluções eficientes de BI.

Dificuldades na implantação do B.I. 

A Informação correta, como já vimos, é o que permite tomar decisões eficazes, corrigir rumos, adequar-se às oscilações econômicas e antecipar-se às necessidades dos seus clientes.

Com base nisso, os estudiosos do assunto apostam na proliferação de projetos de BI nos próximos anos. Apesar de existir a necessidade e o interesse por parte das empresas, no entanto, esse segmento não está decolando conforme o previsto, ou melhor, somente agora começa a decolar. Qual é a razão disso?

Infelizmente são muitas. A mais importante e significativa refere-se ao grande temor pelo fracasso. As pesquisas revelam que mais da metade dos projetos de BI não são concluídos, ou fracassam, consumindo milhões sem trazer os resultados esperados. Isso acontece por uma sequência de erros, a começar pelo desconhecimento do que de fato é BI.

Em parte, os fornecedores de soluções têm uma certa culpa por essa desinformação do mercado. Na volúpia de vender produtos, muitos desenvolvedores de ferramentas de extração e de análise de dados tentam empacotar essas soluções e oferecê-las nos moldes dos sistemas de gestão empresarial

A adoção de um sistema ERP requer uma mudança de cultura interna da organização.Porém, os conceitos de BI, ao contrário do ERP, não modificam a forma de trabalhar da empresa de forma tão radical, mas se adequam a ela e estão intimamente atrelados à estratégia de negócios.

BI deve ser entendido como qualquer atividade voltada à extração e análise de dados para facilitar e agilizar a tomada de decisão. Pode-se fazer isso apenas com pessoas e nenhuma tecnologia, como já faziam há centenas de anos os fenícios, egípcios e várias civilizações do Oriente.

No mundo corporativo é óbvio que a tecnologia veio a facilitar todo o trabalho de extração, filtragem, limpeza, armazenagem, disponibilidade e personalização dos dados, contribuindo também para reduzir o tempo para execução dessas e demais tarefas. O problema é que as empresas já estavam acostumadas a tomar decisões e a lidar com grande quantidade de dados muito antes das ferramentas de BI serem desenvolvidas. Por isso, o esforço de se implementar um projeto é justamente o de inserir ferramentas e soluções sobre o que já existe.

Para garantir o alinhamento com a estratégia da empresa, é importante que a área de negócios trabalhe em conjunto com a equipe de TI, para que esta consiga definir a infra-estrutura tecnológica adequada.

Alguns projetos falham devido à adoção de hardware e software errados. Isso pode ocorrer quando são avaliadas apenas as características funcionais das ferramentas de BI escolhidas. O cuidado com o tratamento dos dados é outro elemento fundamental para que o projeto de BI não resulte num grande fracasso.

Inevitavelmente quando se fala em BI não há como se deixar de considerar a importância do DW e as dificuldades inerentes à sua implementação. O desenvolvimento desse tipo de repositório de dados é extremamente trabalhoso, caro e requer profissionais altamente qualificados.

Deve ficar claro que um DW não é produto de prateleira. Ele deve ser visto como um processo complexo composto por vários itens como metodologias, equipamentos, sistemas, bancos de dados, ferramentas de extração e limpeza dos dados, metadados, refinamento dos dados, recursos humanos, entre outros. Cada um desses elementos tem um peso substancial e qualquer falha pode transformar um projeto de milhões de dólares num retumbante fracasso e, ao invés de solucionar problemas e agilizar a tomada de decisão, se tornar um pesadelo do qual não se consegue acordar.

Erros simples podem ser fatais na fase de elaboração e desenvolvimento de um projeto de DW, resultando na construção de um amontoado de dados estáticos e inúteis.

Outra etapa bastante crítica de um projeto de DW é a de ETL (Extração, Tratamento e Limpeza dos dados), pois se uma informação é carregada de forma equivocada trará conseqüências imprevisíveis nas fases posteriores.

Outro ponto fundamental é saber alinhar o projeto de BI ao de Knowledge Management (gestão do conhecimento). O conhecimento organizacional existe não só em dados e documentos, mas também em práticas e processos. O Business Intelligence é entendido como a transformação dos dados brutos em informação e, depois, em conhecimento.

É um contínuo que facilita a extração da informação útil a partir dos dados empresariais e, por isso mesmo, é um componente chave dos sistemas de gestão do conhecimento.

O BI é um alimentador do KM e não pode estar dissociado dessa lógica. O ideal é que a corporação preveja isso quando fizer o desenho da arquitetura de seus sistemas, mesmo se a sua implementação efetiva for retardada em algum tempo.

Por último, porém não menos importante, a implantação de um projeto de BI não é barato. As empresas precisarão investir em consultoria, hardware, software e treinamento.

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Conteúdo original: Blog do Lito Lima

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